Du bist sicher schon mal über das Wort gestolpert: Virtuelle Assistentin. Vielleicht hast du auch schon mal damit geliebäugelt, eine VA einzustellen. Wo du sie findest, was du beachten solltest und was sie eigentlich macht, das klären wir jetzt.

Was ist eine Virtuelle Assistentin

Eine Virtuelle Assistentin (VA oder VPA) ist wie das Wort schon sagt: Eine Assistentin, die dir virtuelle zur Seite steht.

Nun gibt es VA’s, die sich auf die allgemeine Büroarbeit fokussieren aber auch VA’s, welche sich auf ein oder mehrere Themen spezialisieren. So gibt es z.B.:

  • Webdesigner
  • Grafikdesigner
  • Social Media Berater
  • Texter / Ghostwriter 
  • Video Editor
  • Blogger
  • SEO Berater
  • Übersetzer 
  • Persönliche Assistentin
  • Allgemeine Assistentin 

In den Staaten sowie Großbritannien wurden VA’s schon vor einer ganzen Weile entdeckt. Deutschland ist hier wie immer etwas langsamer, aber auch hier gewinnen sie immer mehr an Beliebtheit, besonders bei Unternehmern.

Was sind die Vorteile einer Virtuellen Assistentin

Eine VA kann dir den Rücken freihalten, mit dir gemeinsam an neuen Projekten arbeiten oder dir ganz einfach bestimme Routine-Aufgaben abnehmen, damit es endlich mal mit dem lang aufgeschobenen Termin beim Frisör klappt. 

Der Vorteil hierbei: 

  • Du brauchst keinen festangestellten Mitarbeiter (VPA’s arbeiten meistens auf Stundenbasis oder per Projekt)
  • Du kannst Aufgaben delegieren und dich dadurch mehr auf dein Unternehmen sowie den Wachstum deines Unternehmens zu konzentrieren
  • Deine Assistentin wird eine neue Perspektive, neue Ideen und frischen Wind mit sich bringen
  • Ihr könnt beide virtuell arbeiten
  • Und weil es besonders einmalige Projekte erleichtern kann (wieso stundenlang versuchen WordPress zu verstehen, wenn du so schnell keine 2. Webseite kreieren wirst)

Wie findest du eine Virtuelle Assistentin

 

Welche Aufgaben kannst du an deine Virtuelle Assistentin abgeben

Das ist natürlich an erster Stelle von deinem Business abhängig, sodass es hier viele Möglichkeiten gibt. Ein paar typische Beispiele wären:

  • Blog-Posts planen und veröffentlichen
  • Bilderstellung, Bildbearbeitung und Bildrecherche
  • E-Mails beantworten und für dich verfassen
  • Erstellung deiner Webseite
  • Facebook-Gruppen moderieren und betreuen
  • Deinen Kalender im Griff haben
  • Projektmanagement
  • Social Media Betreuung
  • Google Analytics überwachen
  • Übersetzung
  • SEO 
  • Recherche (Mitbewerber, Konferenzen, neuste Entwicklungen)
  • Video-editing
  • Audiodateien bearbeiten
  • Einladungen oder Grußkarten für dich versenden 
  • Geschenke recherchieren oder für dich einkaufen
  • Korrekturlesung

Wie du siehst, die Liste hört gar nicht auf. Eine VPA (Virtuelle Persönliche Assistentin) kann dir nicht nur mit spezifischen Projekten wie einer neuer Webseite unter die Arme greifen, sondern auch mit allgemeineren Aufgaben helfen wie z.B. der Datenbankpflege

Es ist also durchaus sinnvoll, wenn du dir vorher überlegst, welche Rolle und welche Aufgaben deine neue Assistentin übernehmen soll. Das hilft dir später bei der Suche  nach deiner perfekten Assistentin.

Was du beachten solltest, bevor du eine Virtuelle Assistentin einstellst

Wie eben schon angedeutet ist es wichtig festzulegen, was genau deine VA denn eigentlich für dich tun soll und dies auch entsprechend eindeutig zu kommunizieren.

Wenn du in deinem Unternehmen Hilfe benötigst, aber nicht so recht weißt wie und womit, dann bitte deine potentielle Virtuelle Assistentin um eine Erstberatung bzw. ein erstes Gespräch. Viele Assistentinnen bieten diese kostenlos an. So kannst du (a) einen ersten Eindruck von der Person bekommen und (b) ein Gefühl dafür, an welchen Projekten ihr gemeinsam arbeiten könnt.

Außerdem solltet du bei deiner Entscheidung, eine Assistentin einzustellen, auch sehr kritisch und vorsichtig sein: Nämlich mir dir selbst! Nicht jede Aufgabe sollte an deine Assistentin abgegeben werden, auch wenn sie dir noch so wenig Spaß bereitet.

Dein Business sollte immer noch dein Business sein. Es ist also ganz wichtig, dass du “deine Stimme” nicht verlierst. Was das heißen soll? Das heisst, dass bestimmte Kernaspekte deines Business auch weiterhin von dir kommen sollten. Zum Beispiel besondere Blog-Posts, wichtige E-Mails, Kommentare auf deinen Social Media Kanälen. Und wenn es dann doch nicht von dir kommt, dann sollte es zumindest so klingen als ob.

Aufgaben für eine Virtuelle Assistentin

Was du beachten solltest, wenn du bereits eine Virtuelle Assistentin eingestellt hast

Jetzt ist es endlich soweit und auch du sitzt im Boot der Unternehmer, die sich für eine VA entschieden haben. Du hast endlich Zeit, dich um deine lang aufgeschobenen Projekte zu kümmern und der Kaffee mit der Freundin klappt auch immer öfter. Du merkst direkt, wie gut diese Entscheidung für dich und dein Unternehmen war. Prima! Das freut mich sehr für dich. Jetzt wollen wir aber auch sicher stellen, dass es so bleibt. 

Nehmen wir einmal an, deine VA ist für die SEO Optimierung zuständig. Das Thema ist dir selber zu komplex, sodass du ihr vollstens vertraust. Das ist wichtig und auch gut so. Dennoch solltest du immer ein Grundverständnis von allen Aufgaben haben. Hast du das nicht, dann frag deine Assistentin dir das Ganze in einfachen Worten zu erklären. Das ist ersten Teil deiner Aufgaben als Entrepreneur und wird dir zweitens helfen, deine VA und ihre Aufgaben noch mehr (ein-) zu schätzen.

Ein ganz wichtiger Aspekt ist auch die Kommunikation. Bestimmte Sachen, die dir als eindeutig und offensichtlich erscheinen, werfen bei deiner Assistentin eventuell große Fragezeichen auf. Daher ist es wichtig, deine Aufgaben so detailliert wie möglich zu beschreiben. Wenn möglich listest du auch ein paar Beispiele auf.

Und nicht zu vergessen: Biete deine Hilfe an, für den Fall dass deine VPA noch Rückfragen hat.

Und was so offensichtlich erscheint, aber dennoch nicht vergessen werden sollte: Bezahl die Rechnungen pünktlich. Und sollte deine VA seit geraumer Zeit als Vollzeitkraft eingestellt sein, dann wäre vielleicht auch ein Bonus angebracht (das muss nicht immer nur Geld sein, ein Gutschein für das Lieblingsrestaurant bereitet sicher auch große Freude – das würde es zumindest bei mir tun).

Wo und wie findest du eine Virtuelle Assistentin?

Frag Bekannte, Freunde und Kollegen oder halte Ausschau auf Social Media Kanälen wie Facebook und Twitter.
Sofern du deinen eigenen Social Media Kanal hast, kannst natürlich auch über diesen einen Aufruf starten.

Und dann gibt es noch die verschiedensten Portale, die dir dabei helfen können, deine neue VA zu finden. Wie folgt ein paar Möglichkeiten:

  • Upwork.com
  • Fiverr.com
  • Fernarbeit.net

Denk daran, dass günstige Preise nicht von irgendwoher kommen. Suchst du jemanden, der aktiv und mit dir gemeinsam an deinen Projekten arbeitet? Eine solche Person wirst du mit 5€ Stundenlohn eher weniger finden.

Wenn es darum geht, die richtige Person zu finden, höre ich immer gerne auf mein Bauchgefühl. Solltest du dich auf dieses jedoch weniger verlassen wollen, dann rate ich dir zu einem kurzen Skype Gespräch. Bereite dir dafür ruhig ein paar Fragen vor, sodass ihr ein besseres Gefühl füreinander bekommt.

Die meisten VA’s berechnen stündlich, sodass ihr erst einmal ganz klein mit ein paar Stunden anfangen könnt. Solltest du deine VA gerne auf  Teil- oder Vollzeit einstellen wollen, ist eine Testphase von z.B. 30 Tagen völlig legitim. 

Letztlich musst du dich entscheiden, ob deine Virtuelle Assistentin Deutsch sprechen muss oder ob du Unterstützung aus dem Ausland bevorzugst. Letzteres kann mit unter kostengünstiger sein. Unterschätze jedoch die kulturellen Unterschiede nicht.

Habe ich dein Interesse geweckt?

Immer mehr Unternehmer arbeiten mittlerweile mit Virtuellen Assistentinnen. Sie zu finden ist nicht immer einfach, denn nicht jeder Deckel passt auf jeden Topf. Aber die Mühen werden sich ganz sicher lohnen.

Habe ich dein Interesse geweckt? Bist du momentan auf der Suche nach einer Virtuellen Assistentin? Hast du noch offene Fragen?

Dann melde dich doch ganz einfach bei mir per E-Mail oder schreibe mir eine Nachricht auf Facebook.

Ich freue mich, von dir zu hören.

P.s. Den Leseratten unter euch empfehle ich Chris Ducker’s Buch “Virtual Freedom”.

Du suchst eine Virtuelle Assistentin?

 

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